İşbu Politika; 6698 sayılı KVKK ve “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca, Smash Mate tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmış kurumsal iç politikadır. Son kullanıcıya yönelik açıklamalar için KVKK Aydınlatma Metni esastır; bir çelişki hâlinde mevzuat ve Aydınlatma Metni önceliklidir.

1. AMAÇ VE KAPSAM

Politika; Smash Mate çalışanlarını, oyuncuları, tesis yetkililerini ve tedarikçi ilgili kişilerini kapsayan tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde saklama sürelerinin ve imha yöntemlerinin tek tipleştirilmesini amaçlar.

2. TANIMLAR

• Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
• Yok Etme: Verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi (ör. fiziksel/dijital ortamın imhası).
• Anonim Hâle Getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli/belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

3. SORUMLULAR VE GÖREVLER

Politikanın yürütülmesinden Şirket yönetimi sorumludur. Teknik imha işlemleri bilgi teknolojileri birimi/sorumlusu, mevzuata uyum takibi ise KVKK irtibat/uyum sorumlusu tarafından yürütülür.

4. SAKLAMA SÜRELERİ

Saklama süreleri, [KVKK Aydınlatma Metni §8] ile uyumludur:

5. İMHA YÖNTEMLERİ

• Dijital veriler: Yetkisiz erişimi önleyecek şekilde güvenli silme/üzerine yazma; gerektiğinde ortam imhası.
• Yedekler: İlk fırsatta ve teknik olarak mümkün olan en kısa sürede imha kapsamına alınır; imhaya kadar erişim kısıtlanır.
• Fiziksel belgeler: Evrak imha makinesi ile yok etme.
• Anonimleştirme: İstatistik/analitik amaçla saklanması gereken veriler için kullanılır (bkz. B2B §8.4 anonim/agrege veri lisansı).

6. PERİYODİK İMHA

Saklama süresi sona eren veriler 6 (altı) aylık periyodik imha dönemlerinde (her yıl Haziran ve Aralık) silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. İmha işlemleri tutanak/kayıt altına alınır.

7. İLGİLİ KİŞİNİN VEFATI (DİJİTAL MİRAS)

Hesap sahibinin vefatının, mirasçı veya yakınları tarafından belgelendirilerek (veraset ilamı/mirasçılık belgesi vb.) bildirilmesi hâlinde; hesap kapatılır, vefat edene ait kişisel veriler yasal saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla ilk periyodik imha döneminde imha kapsamına alınır. Mirasçıların, terekeye dâhil işlem/finansal kayıtlara erişim talepleri, mevzuat ve yetkili merci kararları çerçevesinde değerlendirilir; üçüncü kişilerin (örn. diğer oyuncuların) kişisel verileri paylaşılmaz.

8. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER (KVKK m.12)

Erişim yetkilendirmesi ve yetki matrisi, şifreleme, loglama ve izleme, sızma/güvenlik testleri, personel gizlilik taahhütleri ve farkındalık eğitimleri, tedarikçi sözleşmelerinde veri güvenliği yükümlülükleri uygulanır.

9. GÜNCELLEME

Politika, mevzuat değişiklikleri ve Kurul kararları doğrultusunda gözden geçirilir ve güncellenir.

İşbu form; 6698 sayılı KVKK m.11 ve “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca, kişisel verilerinize ilişkin taleplerinizi KAPLANS BİLGİ TEKNOLOJİLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ'ne (“Smash Mate”) iletmeniz için hazırlanmıştır.

1. BAŞVURU SAHİBİNİN KİMLİK VE İLETİŞİM BİLGİLERİ

2. SMASH MATE İLE İLİŞKİNİZ

• ☐ Oyuncu (son kullanıcı)
• ☐ Tesis yetkilisi / irtibat kişisi
• ☐ Eski kullanıcı
• ☐ Diğer: ______________________
• Varsa kayıtlı e-posta/telefon (eşleştirme için): ______________________

3. TALEP KONUSU (KVKK m.11)

Lütfen talebinizi işaretleyiniz:

• ☐ a) Kişisel verimin işlenip işlenmediğini öğrenmek istiyorum.
• ☐ b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep ediyorum.
• ☐ c) İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek istiyorum.
• ☐ ç) Yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenmek istiyorum.
• ☐ d) Eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini istiyorum.
• ☐ e) Silinmesini / yok edilmesini istiyorum.
• ☐ f) (d) ve (e) kapsamındaki işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istiyorum.
• ☐ g) Münhasıran otomatik analiz (ör. “Açık Maç / Matchmaking” eşleştirmesi) sonucu aleyhime çıkan sonuca itiraz ediyorum.
• ☐ ğ) Kanuna aykırı işleme nedeniyle uğradığım zararın giderilmesini talep ediyorum.

Talebinize ilişkin açıklama:

_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

4. YANIT YÖNTEMİ TERCİHİNİZ

• ☐ E-posta ile (yukarıdaki e-posta adresime)
• ☐ Posta ile (yukarıdaki adresime)
• ☐ Elden teslim (kimlik ibrazı ile)

5. EKLER

Kimlik teyidi için gerekli belgeler (talebin niteliğine göre) bu forma eklenmelidir. Üçüncü kişi adına başvuruda özel vekâletname/yetki belgesi gereklidir.

6. BAŞVURU KANALLARI VE YANIT SÜRESİ

Doldurduğunuz formu;

• E-posta: hello@smashmate.tr (kayıtlı/güvenli e-posta veya sistemde kayıtlı e-posta adresinizden),
• KEP: kaplansbilgi@hs01.kep.tr (güvenli elektronik imzalı),
• Posta / Elden: SELÇUK BEY MAH. 551 SK. NO: 32/5 MERKEZEFENDİ/DENİZLİ (ıslak imzalı)

kanallarından iletebilirsiniz. Başvurunuz, talebin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

7. BEYAN

Bu formdaki bilgilerin doğru ve güncel olduğunu, talebimin yetkisiz kişilerce yapılması hâlinde Smash Mate'in sorumlu olmayacağını kabul ederim.

Ad – Soyad: ______________________
Tarih: ____ / ____ / ________
İmza: ______________________

Bu metin gerektiğinde güncellenebilir.